La matriu d’Eisenhower: tasques urgents i/o importants

La matriu d’Eisenhower: tasques urgents i/o importants

Què faig primer? El més urgent o el més important? Gairebé cada dia tenim el mateix mal de cap, quan ens posem a treballar. És per aquest motiu que va sorgir la matriu d’Eisenhower, una eina molt útil en productivitat que ens ajuda a organitzar les tasques que hem de fer i situar-les en el lloc correcte, per fer-les en el moment correcte.

Quina diferència hi ha entre urgent i important?

La urgència requereix una atenció immediata en el temps, són aquelles tasques que diríem que s’han de fer aquí i ara. En canvi, les tasques importants vol dir que estaven previstes i que formen part de la missió, dels valors o dels objectius, són aquelles que diem “s’han de fer, però poden esperar” en la majoria dels casos.

La matriu d’Eisenhower

organitza les tasques

Aquest és l’aspecte que té aquesta eina tan útil i que ens pot ajudar a organitzar les tasques segons la seva urgència i la seva importància.

Quadrant urgent i important

Són aquelles tasques que requereixen una atenció immediata i que tenen en joc complir un objectiu. Són aquelles tasques que diem que s’han de fer ja. Encara que aquesta tasca estigues definida i sabéssim la seva existència, aquesta passa a ser urgent quan està marcada per una crisi, un problema o una data límit.

En podrien ser exemple: rebre una trucada en la qual ens diuen que s’avança una reunió; una campanya que havia de començar no ha començat a causa d’un problema; o quan arriba la data límit per realitzar una publicació. Amb planificació i organització algunes d’aquestes tasques poden fer-se de forma més eficient i inclús eliminar-se.

Quadrant no urgent, però important

Són totes aquelles tasques que no tenen un límit de temps urgent, però que ens poden ajudar a aconseguir els objectius previstos. És el llistat de tasques que hauríem de tenir previst i planificat.

La planificació setmanal, a llarg plaç o dedicar temps a actualitzar els nostres coneixements en podrien ser un exemple. Cal dedicar un bon temps a les tasques d’aquest quadrant perquè ens brinden l’opció de treballar planificadament, eficaçment i eficientment.

Quadrant d’urgències no importants

Són les tasques o activitats que cal atendre d’una forma urgent, però no ens ajuden a complir objectius preestablerts, per això no són importants. Dit d’una altra manera, són tasques que es podrien delegar.

Atendre una trucada, respondre un e-mail o les interrupcions grupals serien les més pròpies d’aquest quadrant. Si tenim tasques més importants i urgents, no ho dubtem delegem totes les que puguem d’aquí.

Quadrant de no urgències i no importants

Les tasques situades en aquest quadrant generalment són distraccions que podríem eliminar per a ser més eficaços. Però, al mateix temps es recomana no fer-ho, ja que és essencial fer aquestes tasques en el dia a dia.

Revisar la feina d’un company o buscar quelcom a internet sense un objectiu específic, en són exemples. Generalment és un quadrant en el qual hi passem molta estona i si ens analitzem aquest temps, veuríem que es podria resumir amb “estem perdent el temps”. Tot i això, és necessari perquè tots requerim d’un moment de desconnexió o relax.

 

La matriu d’Eisenhower ens dóna la clau per incrementar la nostra productivitat, organitzar les tasques i tenir una gestió del temps més òptima per ser més eficaços i eficients. I, a tu creus que t’ajudaria si la poses en pràctica?

Irene Yuste

Directora de projectes

Deixa un comentari