Què faig primer? El més urgent o el més important? Gairebé cada dia tenim el mateix mal de cap, quan ens posem a treballar. És per aquest motiu que va sorgir la matriu d’Eisenhower, una eina molt útil en productivitat que ens ajuda a organitzar les tasques que hem de fer i situar-les en el lloc correcte, per fer-les en el moment correcte.
Quina diferència hi ha entre urgent i important?
La urgència requereix una atenció immediata en el temps, són aquelles tasques que diríem que s’han de fer aquí i ara. En canvi, les tasques importants vol dir que estaven previstes i que formen part de la missió, dels valors o dels objectius, són aquelles que diem “s’han de fer, però poden esperar” en la majoria dels casos.
La matriu d’Eisenhower
Aquest és l’aspecte que té aquesta eina tan útil i que ens pot ajudar a organitzar les tasques segons la seva urgència i la seva importància.
Quadrant urgent i important
Són aquelles tasques que requereixen una atenció immediata i que tenen en joc complir un objectiu. Són aquelles tasques que diem que s’han de fer ja. Encara que aquesta tasca estigues definida i sabéssim la seva existència, aquesta passa a ser urgent quan està marcada per una crisi, un problema o una data límit.
En podrien ser exemple: rebre una trucada en la qual ens diuen que s’avança una reunió; una campanya que havia de començar no ha començat a causa d’un problema; o quan arriba la data límit per realitzar una publicació. Amb planificació i organització algunes d’aquestes tasques poden fer-se de forma més eficient i inclús eliminar-se.
Quadrant no urgent, però important
Són totes aquelles tasques que no tenen un límit de temps urgent, però que ens poden ajudar a aconseguir els objectius previstos. És el llistat de tasques que hauríem de tenir previst i planificat.
La planificació setmanal, a llarg plaç o dedicar temps a actualitzar els nostres coneixements en podrien ser un exemple. Cal dedicar un bon temps a les tasques d’aquest quadrant perquè ens brinden l’opció de treballar planificadament, eficaçment i eficientment.
Quadrant d’urgències no importants
Són les tasques o activitats que cal atendre d’una forma urgent, però no ens ajuden a complir objectius preestablerts, per això no són importants. Dit d’una altra manera, són tasques que es podrien delegar.
Atendre una trucada, respondre un e-mail o les interrupcions grupals serien les més pròpies d’aquest quadrant. Si tenim tasques més importants i urgents, no ho dubtem delegem totes les que puguem d’aquí.
Quadrant de no urgències i no importants
Les tasques situades en aquest quadrant generalment són distraccions que podríem eliminar per a ser més eficaços. Però, al mateix temps es recomana no fer-ho, ja que és essencial fer aquestes tasques en el dia a dia.
Revisar la feina d’un company o buscar quelcom a internet sense un objectiu específic, en són exemples. Generalment és un quadrant en el qual hi passem molta estona i si ens analitzem aquest temps, veuríem que es podria resumir amb “estem perdent el temps”. Tot i això, és necessari perquè tots requerim d’un moment de desconnexió o relax.
La matriu d’Eisenhower ens dóna la clau per incrementar la nostra productivitat, organitzar les tasques i tenir una gestió del temps més òptima per ser més eficaços i eficients. I, a tu creus que t’ajudaria si la poses en pràctica?
;
