El Diagrama de Gantt és una eina gràfica per veure visualment el temps dedicat i previst a totes les tasques d’un projecte (de gestió de xarxes, màrqueting digital, artistic, etc.). Aquesta plantilla – que és remunta l’any 1910, popularitzada per Henry Gantt a occident – permet mostrar l’origen i el final de les diferents unitats mínimes de treball i els grups de tasques.
Des del seu inici, els diagrames s’han convertit en una eina bàsica en la gestió de projectes de tota mena, amb la finalitat de representar les diferents fases, tasques i activitats programades com a part d’un projecte; o per mostrar una línia de temps en les diferents activitats.
¿I per què és útil? Aquesta plantilla permet la representació de totes les tasques en ordre de prioritat. Així, doncs, permet veure quines són les activitats que formen el projecte i el temps de dedicació previst per portar a terme el seu desenvolupament.
Com bé ho explica la pàgina Carta Gantt, hi ha beneficis que són innegables del us del Diagrama:
- Evita confusió: Els diagrames són molt esquemàtics i tenen la capacitat de mostrar tot el més rellevant, les dates i la duració.
- Comprèn les tasques: Els gràfics permeten que s’entenguin millor totes les tasques i el seu ordre.
- Tot està en una mateixa pàgina: En trobar-se tan simplificat, ens permet – per exemple – tenir una visió global de totes les nostres xarxes socials i saber quan hem de penjar a cada una. Podem llistar el Facebook, Instagram, Twitter i Linkedin i ordenar cada publicació. Aquest factor és molt beneficiós dins de l’àmbit del màrqueting digital.
- Permet assignar els recursos: Dins de cada projecte hi ha recursos assignats i aquesta és la millor manera per distribuir-los. Cada xarxa social necessita el seu temps i dedicació.
A vegades s’han de gestionar projectes (creatius, empresarials o de màrqueting digital) molt elaborats amb moltes subtasques i categories. Aquesta eina és el recurs visual més simplificador i esquemàtic.
¿Com fer un Diagram de Gantt?
Principalment els Diagrames es poden elaborar amb un full de càlcul (com Word o Excel), marcant files de cel·les per formar la representació de cada tasca. Tot i això, existeixen eines de gestió de projectes per facilitar la creació d’aquestes plantilles; com: Calligra Suite, Sinnaps, Planner, ProjectLibre, Alaska, Illustrator o DotProject.
Els elements que s’han de determinar abans de fer un Diagrama de Gantt són:
1. Definir la distribució de les tasques dins del teu equip o projecte. Tant si treballes sol o en grup aquesta eina és molt resolutiva.
2. Conèixer la duració de cada tasca. S’ha de saber quant temps fa falta per dur a terme un projecte. Per exemple, n’hi ha que són processos llargs de setmanes o de mesos, i d’altres de dies. El temps de comptabilització serà diferent, per això és important saber com planificar aquest espai.
3. Definir totes les tasques del projecte. El més important. Per organitzar bé un projecte s’ha de conèixer tots els passos que s’han de dur a terme per arribar al final. Què necessitem? Què s’ha de fer? Com s’ha de fer? Totes aquestes preguntes es resolen fent llista de tasques.
4. Pactar la teva inversió. Per poder assignar tasques i temps de treball, hauràs de saber de quants treballadors i recursos disposes. A vegades, un equip gran no significa més bo.
Trucs per millorar els nostres Diagrames:
– Utilitzar colors vistosos per separar categories: En una mateixa categoria es pot utilitzar un mateix color de diferents gammes per no confondre’s. Per exemple, és pot utilitzar els colors corporatius de les xarxes socials (blau = Facebook).
– Resumir bé les tasques: S’ha d’entendre fàcilment què s’ha de fer mirant la tasca.
– Posar totes les coses que s’han de fer per poc importants que siguin: Encara que hi hagi coses que semblin petites, tot és important perquè un projecte quedi tancat.
Com diria en Henry Gantt “no hi ha millor líder que el que utilitza l’intel·lecte i els mètodes de pensament, i no el que té les fortunes més grans”. Per poder tenir la millor resolució dels nostres projectes, la seva organització juga un paper molt important.
Per més consells sobre projectes, organització, xarxes i màrqueting digital, consulta el nostre blog!
;
